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Incluso el mejor trabajo del mundo no podría mantener a los empleados si la única compensación fuera el orgullo y buenos sentimientos — los empleados trabajan para ganar un sueldo, por lo que un sistema de gestión de nóminas es una parte vital de la gestión de una empresa.

Por supuesto, pagar a tus empleados es un poco más complejo que simplemente escribirles un cheque por una cantidad determinada cada semana o cada dos semanas. Para manejar esta complejidad y asegurar que las nóminas se manejen de la manera más precisa posible, muchos empresarios confían en sistemas de gestión de nóminas para optimizar sus procesos.

Davey Jones, quien cofundó y es propietario de la empresa de diseño web Davey & Krista, ha confiado en el software para gestionar la nómina durante su más de una década como empresario. Él dice que el software de gestión de nóminas se trata tanto de la precisión como de la eficiencia.

“Una pequeña empresa que maneja [la nómina] típicamente no tiene el presupuesto para tener un equipo de nóminas dedicado, por lo que generalmente recae en los propietarios de la empresa o en el administrador o un asistente administrativo — y ninguno de esos individuos puede estar educado en contabilidad. [El software automatiza esas cosas] y te guía a través del proceso, [señalando] diferentes cosas que necesitarás saber en el camino.”

Puedes preguntarte si el software de nómina es adecuado para tu negocio. ¿Puede manejar tus necesidades? ¿Hay algún inconveniente en invertir en tal recurso? Para ayudarte a tomar una decisión informada, veamos lo que un sistema de gestión de nóminas puede (y no puede) hacer.

¿Qué es la gestión de nóminas?

Antes de comprender completamente lo que un sistema de gestión de nóminas puede hacer por su empresa, es importante tener una comprensión completa de lo que realmente significa la gestión de nóminas.

La versión corta es que la gestión de nóminas es el proceso de pagar a sus empleados. La versión larga involucra recopilar información fiscal de los empleados, establecer un calendario de pago y almacenar registros financieros como lo exige la ley. Aunque muchas empresas dependen de software de gestión de nóminas para manejar los cálculos y el almacenamiento de datos, algunas prefieren hacerlo manualmente.

Gestionar las nóminas es crucial para su negocio por varias razones, siendo la más obvia que si no paga a sus empleados, no tienen incentivo para seguir trabajando para usted, y entonces su negocio no puede operar. Pero además de calcular y registrar los salarios, necesita calcular ciertas deducciones que se retiran del pago de un empleado y cuánto pagan en impuestos. Mantener registros financieros como parte de su proceso de gestión de nóminas no es solo útil; es un requisito establecido por la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA).

Pasos involucrados en el proceso de gestión de nóminas

La gestión de nóminas es un proceso de varios pasos, y los pasos exactos que usted tome como dueño de un negocio podrían ser únicos para su negocio específico. Sin embargo, la mayoría de las empresas deben cumplir con la mayoría de los mismos requisitos (o similares, al menos).

Antes de emprender la nómina para su negocio, necesitará recopilar formularios y certificados de retención de cada país para cada uno de sus empleados, y necesitará determinar en qué horario operará su nómina.

Puede ejecutar la nómina cada semana, cada dos semanas o incluso una vez al mes. Antes de decidirse por su horario, verifique si su estado tiene requisitos de frecuencia de pago.

Una vez que haya hecho eso, esto es lo que hará cada período de pago:

  1. Calcular los salarios de los empleados: si está gestionando nóminas para empleados asalariados, necesitará calcular cuánto se les debe por ese período de pago basado en cómo se desglosa su salario anual. Si sus empleados son por horas, necesitará calcular su pago basado en las horas trabajadas y su tarifa por hora, incluyendo factores como si trabajaron horas extra.
  2. Procesar retenciones y deducciones: además de cuánto paga a los empleados, la gestión de nóminas también trata de cuánto retiene de sus salarios. Cuando gestiona nóminas, necesita deducir y pagar impuestos obligatorios como Impuestos, Seguridad Social y los impuestos de desempleo en caso de que apliquen de acuerdo a cada país.

Otras retenciones o deducciones incluyen discapacidad o licencias pagadas. Las deducciones voluntarias podrían incluir beneficios para empleados como planes de jubilación, préstamos o seguro de salud.

La retención puede complicarse si tiene empleados ubicados en diferentes países con diferentes tasas de impuestos y requisitos. Hoy cada día más las empresas cuentas con empleados que trabajan de manera remota y tener empleados remotos se ha vuelto mucho más común para las empresas desde la pandemia. Debido a esto, más empresas están tratando de gestionar diferentes retenciones para diferentes empleados.

“No es solo cuestión de decir, ‘Oh, te van a pagar X cantidad'», sino que ‘Te van a pagar X cantidad, y luego dependiendo del país en el que vivas, cierta cantidad tendrá que ser retenida’, y así sucesivamente».

3. Pagar a los empleados y emitir declaraciones de pago: después de haber hecho todos los cálculos para los pasos uno y dos, necesita emitir los pagos. Allí es donde una plataforma de recibos de sueldos digital puede ser útil ya que le da a la empresa y a sus empleados una visión de sus pagos, por lo que si hay algún error, pueden disputarlo.

Por ejemplo, quizás pagó accidentalmente a sus empleados por menos o más horas de las que trabajaron. Un talón de pago compartido puede ayudar a rectificar esta situación. Algunos estados incluso requieren que emita talones de pago, y sus empleados a menudo usarán estos talones de pago cuando estén haciendo sus impuestos.

4. Mantener registros de nóminas: después de haber pagado a sus empleados cada período de pago, no puede simplemente considerarlo hecho y olvidarse de los números. El último (y quizás más crítico) paso del proceso de gestión de nóminas es mantener registros adecuados. Tiene que mantenerlos en archivo por varios años (dependiendo de las leyes de cada país)

    Estos registros de nóminas pueden ser respaldados en la nube a través de su software de nóminas, que puede organizarlas y almacenarlas según sus necesidades.

    Outsourcing de nómina versus gestión interna

    Algunos dueños de negocios prefieren que alguien dentro de su propia empresa gestione la nómina (o incluso lo manejen ellos mismos), mientras que otros encuentran más eficiente y práctico externalizar completamente estos procesos a otra empresa que se especializa en gestión de nóminas.

    La externalización de la nómina la pone en manos de un experto que comprende los detalles de este proceso, lo que puede reducir los riesgos de incumplimiento para su negocio. No tiene que preocuparse por mantenerse al día con las últimas regulaciones gubernamentales ni por cumplir con los plazos fiscales porque un especialista lo está manejando por usted.

    El gran inconveniente de la externalización (y la diferencia con la gestión interna) es que usted renuncia al control sobre (y cierto nivel de visibilidad de) su nómina. Desde la perspectiva de un dueño de negocio usar un contador externo o una firma contable podría significar mucho ir y venir en comparación con tener la información más disponible si una pequeña empresa decide que un miembro del equipo interno o un contador maneje la nómina.

    Software de nómina versus gestión de nómina manual

    Si mantiene la gestión de nóminas internamente, puede hacerlo manualmente o usar software de gestión de nóminas.

    Con un enfoque manual, utilizará hojas de cálculo para rastrear datos como tasas de pago, retenciones y cumplimiento; emitir pagos individualmente; y generar y distribuir recibos de pago. Hay muchos errores que pueden ocurrir con la gestión de nóminas manual, desde errores costosos hasta retrasarse o sentirse abrumado debido al tiempo que lleva.

    Por eso recomendamos (y la mayoría de las empresas usan) software de gestión de nóminas a medida que su empresa crece. Este es muy positivo si paga a cualquier número de empleados, freelancers o contratistas, incluso solo a unos pocos

    Este software de nóminas le permite:

    • Liberarse para centrarse en otros aspectos de la gestión de su negocio y reduce el riesgo de cometer errores (y puede alertarlo cuando algo no parece correcto)
    • Ayuda con la remisión de impuestos, la presentación y el cumplimiento
    • Crea y almacena registros como recibos de pago de empleados
    • Permite más de un método de pago para los empleados
    • A menudo incluye portales de autoservicio para que los empleados hagan cosas como cambiar su retención y descargar recibos de pago y formularios fiscales

    La nómina puede ser compleja y matizada, con requisitos variados dependiendo de dónde viva el empleado. Debido a esto, ningún software puede reemplazar la experiencia profesional de un contador. Sin embargo, una plataforma de software proporciona cierta orientación de nivel básico que a menudo es mejor que tratar de navegar todo por sí mismo.

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    Traducción y versión de Nota publicada por CNN el 25 de abril del 2024

    https://edition.cnn.com/cnn-underscored/money/payroll-management